[Numéro 21] 🔍 Office Management, fuites et bureaux hybrides : on décortique tout

Merci de suivre Orbby Média 🙌
Abonne-toi pour recevoir, à chaque numéro, des infos et des tips concrets pour ton métier d’Office Manager ;))

Google apporte Gemini à Gmail pour ses clients business. Grâce aux AI Overviews, tu peux poser des questions naturelles comme « Quel est le dernier statut du contrat ? » et obtenir une synthèse claire des conversations et fichiers. L’outil Help me write s’appuie sur tes e‑mails, chats et documents pour générer des brouillons personnalisés, en intégrant dates ou budgets sans que tu aies à tout chercher. Et rassure‑toi : ces nouvelles capacités bénéficient des protections de données de niveau entreprise. Pour un.e OM, c’est un coup d’accélérateur pour retrouver une info perdue et rédiger des messages complets en un clin d’œil.

Sources : Google Workspace

Cybernews révèle qu’une base MongoDB non protégée liée à l’outil KYC d’IDMerit a laissé en libre accès environ 1 milliard de données personnelles. Les informations compromises incluent noms, adresses, dates de naissance, numéros d’identification nationale et numéros de téléphone. Cet incident massif, découvert en novembre 2025 et colmaté dès le 12 novembre, touche 26 pays et illustre la gravité des fuites KYC. Pour un.e OM, c’est un rappel brutal : vérifier la conformité et la sécurité des prestataires, sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques RGPD et mettre à jour les procédures de gestion des données.

Sources : cybernews

L’article d’incwo démystifie la réforme de la facturation électronique en France. Non, envoyer un PDF par e‑mail n’est pas une e‑facture : une facture électronique doit contenir des données structurées au format Factur‑X, UBL ou CII et transiter par une plateforme agréée. Dès le 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des e‑factures via l’annuaire national. Les micro et petites entreprises disposent d’un délai jusqu’en 2027 pour l’émission, mais pas pour la réception. Les OMs ont donc tout intérêt à anticiper : choisir leur plateforme, adapter leurs outils et sensibiliser les équipes.

Sources : incwo

Le rapport Hybrid Occupancy Index 2025‑2026 de HubStar observe que les bureaux sont les plus remplis le mardi (59 %). Les grandes salles de réunion restent sous‑utilisées alors que les petites salles et les espaces informels sont plébiscités. Beaucoup utilisent des salles pour deux personnes comme cabines individuelles, ce qui souligne le besoin de pods solo et de zones semi‑privatives. Les salariés gravitent vers des espaces mêlant hospitalité et productivité. Pour un.e OM, ces enseignements incitent à revoir l’agencement : plus de petites salles modulaires, de coins informels et de postes calmes pour équilibrer la semaine et optimiser chaque mètre carré.

Sources : TwinFM

Le Conseil constitutionnel a validé la loi créant un régime de confidentialité pour les consultations juridiques rédigées par des juristes d’entreprise diplômés. Ces avis, lorsqu’ils comportent un conseil fondé sur une règle de droit, ne peuvent pas être saisis ou remis à un tiers dans les procédures civiles, commerciales ou administratives, sauf en cas d’exception pénale ou fiscale. Des réserves permettent toutefois à un juge ou à une autorité administrative de lever cette confidentialité en cas de fraude ou sur décision de justice. Côté OM, cela implique de classer soigneusement ces documents et de connaître les procédures pour lesquelles la confidentialité peut être levée.

Sources : Conseil Constitutionnel

🏢 Entreprise : GR Intérim & Recrutement (pour une société de conseil en stratégie)
💶 Salaire/Avantages : 45 000 – 60 000 € / an (rémunération à définir selon profil), mission de 2 mois en intérim
📍 Localisation : Paris 9ᵉ (75)
🔍 Profil recherché : Bac +3/+4, expérience de 5 à 7 ans en cabinet de conseil ou environnement exigeant, anglais courant à l’écrit comme à l’oral, maîtrise du Pack Office et solides compétences relationnelles.

Les missions couvrent tout le spectre de la fonction : gestion des déplacements pour les équipes, suivi des stocks et des achats de fournitures, encadrement de l’équipe d’accueil, pilotage des relations avec les prestataires, participation aux processus d’onboarding et d’offboarding, préparation des éléments variables de paie et organisation d’événements internes. Autrement dit, tu touches à la logistique, à l’hospitalité et au soutien RH.

Cette mission, à pourvoir rapidement, s’inscrit dans un environnement international où l’anglais est utilisé au quotidien. C’est une occasion de tester ta capacité à évoluer dans un contexte exigeant, à structurer des rituels et à coordonner des interlocuteurs variés en gardant le cap sur la qualité de service.

Lien vers l’offre : Hello Work

Plutôt qu’un agenda fourre‑tout, cette sélection se veut un raccourci vers trois rendez‑vous à fort retour sur investissement pour un.e OM : on y va avec ses chantiers du moment et on repart avec des contacts, des solutions et des méthodes prêtes à l’emploi.

Salon consacré aux énergies intelligentes, Open Energies réunit producteurs, distributeurs, intégrateurs et gestionnaires de réseaux autour des innovations pour l’énergie décentralisée. Sur place : des conférences, des exposants et des solutions pour gérer, produire et stocker l’énergie de façon plus efficiente. Si tu pilotes la RSE ou la gestion des bâtiments, c’est l’endroit idéal pour repérer des solutions d’autoconsommation, de stockage et de mobilités électriques.

Lien vers l’événement : Open Energies

Ce salon dédié aux flottes automobiles propose une journée d’échanges, d’essais de véhicules et de conférences sur la mobilité durable. Nouveauté : un déménagement au Bourget qui permet des tests en conditions réelles de véhicules électriques, hybrides et à hydrogène. Les gestionnaires de parc y trouveront des idées pratiques, des exposants et des retours d’expérience pour optimiser les déplacements et intégrer des solutions de gestion intelligente.

Lien vers l’événement : MakeaMove

Ce webinaire rappelle qu’investir dans la prévention des risques est rentable : les accidents, arrêts maladie ou le turn‑over coûtent bien plus cher que les actions de prévention. Les intervenants montreront comment chaque euro investi peut rapporter plus du double grâce aux mesures de l’INRS et de l’Eurogip, illustrées par des cas concrets d’entreprises. Destiné aux dirigeants, RH et responsables HSE, il abordera également les aides financières disponibles et offrira un quiz interactif. Parfait pour les OMs en charge de la sécurité et du bien‑être au travail.

Lien vers l’événement : Zoom

Cette semaine je n’ai pas pu publier mon post LinkedIn habituel où je mets en avant la nouvelle interview publiée chaque mercredi. Le risque ? Que vous soyez passé à côté de cette très belle interview de Julie, qui revient en détail sur tout son parcours, notamment son début de carrière chez Natures et Découvertes, en passant par les formations qu’elle a effectuée et la manière dont elle a trouvé ses premiers clients maintenant qu’elle est freelance.

Comme d’hab, c’est à consommer sans modération !

Sources : Orbby Média

Pas de salaire renseigné… encore et toujours… on en a marre…

Sources : Hello Work

Merci d’avoir lu ce numéro jusqu’au bout !
Tu penses que ça peut aider un.e Office Manager autour de toi ?
📤 Transfère-lui cette newsletter :))